Actualización del 9 de octubre de 2026. Hacienda ha anunciado (nota del 5 de octubre) que Verifactu se aplazará hasta octubre de 2028. Falta cerrar la fecha oficial: aún no está en el BOE, así que las fechas de este artículo son las formalmente vigentes hasta que se publique. El detalle, en Verifactu se aplaza a 2028: qué hacer si eres psicólogo.
Marta lleva once años facturando con la misma plantilla de Word. La heredó de otra psicóloga cuando abrió la consulta, le cambió el logo y desde entonces: rellenar, guardar como PDF, enviar. Once años sin un problema. Y ahora todo el mundo le dice que en 2027 eso se acaba.
Todo el mundo exagera. Lo que dice el criterio oficial de la AEAT es bastante más fino, y conviene leerlo antes de contratar nada con prisas.
Según las preguntas frecuentes oficiales de la AEAT sobre sistemas informáticos de facturación (actualizadas a 22 de julio de 2026), puedes seguir haciendo facturas en Excel o Word bajo VeriFactu si el archivo se usa exclusivamente para confeccionar la factura, expedirla, imprimirla y conservar la información — incluso con totales u otras reglas de cálculo simples. La hoja se convierte en un sistema informático de facturación obligado a cumplir el reglamento cuando, además, procesa esos datos: genera el libro registro de IVA o de IRPF, alimenta la contabilidad o automatiza el proceso con macros.
La línea parece clara hasta que miras cómo factura de verdad una consulta. Vamos a verlo.
El criterio oficial: qué puede hacer tu plantilla sin ser software de facturación
VeriFactu (el reglamento de sistemas de facturación del Real Decreto 1007/2023) no regula las facturas: regula el software que las produce. Un sistema informático de facturación — SIF, en la jerga — tendrá que generar un registro encadenado e inalterable de cada factura, con huella digital y código QR.
¿Y una plantilla de Word o una hoja de Excel? La FAQ de la AEAT responde el caso frontera: si el archivo sirve exclusivamente para introducir los datos de la factura, expedirla, imprimirla y conservar la información, no es un SIF y el reglamento no le afecta. La propia Agencia pone el ejemplo de una hoja con la lista de las facturas emitidas, totales incluidos: fuera del reglamento.
Ojo, porque esto desmiente lo que repiten muchos artículos de asesorías: una fórmula que suma no te convierte en software de facturación. El criterio no son las fórmulas. Es qué haces después con los datos.
La cosa es que tu Excel casi nunca se queda en confeccionar facturas
La misma FAQ oficial da el contraejemplo: si programas una macro para que la hoja genere el libro registro, tu Excel pasa a ser un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el reglamento entero — registros encadenados, huella digital, código QR. Nada de eso lo sabe hacer una hoja de cálculo, así que en la práctica quedaría fuera de la ley desde el 1 de julio de 2027, mientras el BOE no recoja el aplazamiento anunciado.
Ahora piensa en tu «Facturas2026.xlsx» real. Casi nunca es solo la plantilla: es también la pestaña que suma los trimestres para el modelo 130, la que hace de libro de ingresos, la que exportas para la gestoría. En cuanto el archivo procesa la información de facturación para cumplir con Hacienda — y un libro de ingresos es exactamente eso —, cruza la línea.
Queda el matiz procesal: si una inspección duda de dónde para tu hoja, acreditar que solo confecciona facturas te toca a ti (artículo 105.1 de la Ley General Tributaria: los hechos los prueba quien los alega a su favor). Un software conforme lleva esa prueba puesta de serie.
Tu Excel tiene un problema más viejo que VeriFactu
Tu archivo de facturas tiene nombre y apellidos de cada paciente junto a un concepto de «sesión de psicología». En una consulta, ese cruce convierte la lista en un dato de salud: revela que esas personas están en tratamiento psicológico. Es una categoría especial del artículo 9 del RGPD, y el artículo 32 te exige protegerla con medidas serias: cifrado, control de acceso, copias de seguridad. Si llevas a tus pacientes en una hoja de cálculo, aquí tienes cómo llevar el registro de pacientes en Excel sin incumplir el RGPD, con plantilla incluida.
Un «Facturas2026.xlsx» en el escritorio del portátil, sin contraseña y sincronizado con la nube de turno, no cumple ninguna de las tres. Lo desarrollamos entero en la guía de RGPD para consultas de psicología, pero el resumen cabe en una frase: VeriFactu te multará a partir de 2027; el RGPD está en vigor desde 2018.
La aplicación gratuita de la AEAT: para quién sí y para quién no
Desde el 13 de octubre de 2025 la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU en su sede electrónica. Cumple el reglamento, remite los registros directamente a la AEAT y la propia Agencia la presenta para «autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas». Para quien emite dos o tres al mes, es una respuesta perfectamente digna que cuesta cero euros.
Lo que no hace es todo lo demás. No guarda pacientes ni bonos de sesiones, no aplica sola la exención sanitaria del artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992 con la mención legal que la factura debe llevar, no tiene agenda, no manda recordatorios y no sabe qué es una historia clínica. Cada factura se teclea entera, cada vez.
Con 30 o 40 sesiones al mes, «gratis» significa una tarde al mes rellenando formularios de la sede electrónica. La calculadora de cuánto vale tu hora ya la tienes: es tu tarifa de sesión.
Tus cuatro opciones antes del 1 de julio de 2027
| Opción | ¿Cumple VeriFactu? | ¿Pensada para una consulta? | Coste real |
|---|---|---|---|
| Word o Excel solo para confeccionar facturas | Fuera del reglamento (mientras no procese nada más) | No: sin exención automática, sin pacientes, riesgo RGPD | 0 € + acreditar el límite es cosa tuya |
| Aplicación gratuita de la AEAT | Sí | No: todo a mano, sin nada clínico | 0 € + horas de tecleo cada mes |
| Software de facturación genérico | Sí, si enseña su declaración responsable | A medias: la exención sanitaria y los datos de salud van por tu cuenta | Desde unos 10 €/mes |
| Software de gestión para psicólogos | Preparado, con declaración responsable | Sí: exención aplicada, datos cifrados, agenda y facturación juntas | Psicofactu desde 14,95 €/mes |
Por qué el genérico se queda a medias en una consulta lo desgranamos en software genérico y VeriFactu: por qué no basta, y las multas concretas por facturar con software no conforme — hasta 50.000 € por ejercicio — las tienes desglosadas en las sanciones de VeriFactu explicadas.
Qué haría yo en el lugar de Marta
- Mira hoy qué hace tu archivo además de escribir facturas. Si alguna pestaña te sirve de libro de ingresos o alimenta el modelo 130, tu sistema actual caduca el 1 de julio de 2027 (octubre de 2028 si el BOE confirma el aplazamiento anunciado). Sin drama: hay margen.
- Si emites menos de cinco facturas al mes y quieres coste cero, la aplicación de la AEAT te cubre el expediente fiscal. El RGPD de tu lista de pacientes sigue siendo asunto aparte.
- Si vives de la consulta, elige software que enseñe su declaración responsable — es exigible a los fabricantes desde el 29 de julio de 2025; la de Psicofactu está publicada aquí — y que esté pensado para sanitarios, no adaptado a posteriori.
- Migra con tiempo, no el mes antes de la obligación. Cambiar de sistema con la numeración a mitad de ejercicio y con prisas es donde nacen los errores. El detalle técnico completo está en la guía de VeriFactu para psicólogos y el cuadro fiscal general en la guía de facturación para psicólogos autónomos.
Por qué nos lo tomamos tan en serio (hasta en el nombre)
Una confesión: Psicofactu se llama así por esto exactamente. Psicólogos más VeriFactu. El producto nació cuando quedó claro que esta normativa iba a alcanzar a 40.000 psicólogos autónomos que jamás pidieron ser expertos en sistemas de facturación, y que la inteligencia artificial podía encargarse del resto del día a día — notas, agenda, recordatorios — mientras la facturación cumplía sola.
Psicofactu emite facturas preparadas para VeriFactu con la exención sanitaria del artículo 20.Uno.3º aplicada de serie, los datos de tus pacientes cifrados y la declaración responsable pública, con planes desde 14,95 € al mes. Puedes probarlo gratis 14 días, sin tarjeta, y llegar a la fecha de VeriFactu con esto olvidado.
¿Tu hoja solo escribe facturas, o también te está haciendo de libro de ingresos?
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu, Excel y Word
¿Puedo seguir haciendo facturas con Excel o Word cuando VeriFactu sea obligatorio?
Sí, siempre que el archivo se use exclusivamente para confeccionar la factura, expedirla, imprimirla y conservar la información. La FAQ oficial de la AEAT admite incluso una hoja con la lista de las facturas emitidas, totales u otras reglas de cálculo simples incluidos. Lo que convierte la hoja en un sistema informático de facturación obligado a cumplir el Real Decreto 1007/2023 es procesar esa información para generar el libro registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otros resultados fiscales — por ejemplo, con una macro. Un archivo así tendría que generar registros encadenados, huella digital y código QR desde tu fecha de obligación, y Excel no puede.
¿Una plantilla de Excel con fórmulas cuenta como sistema informático de facturación?
No por las fórmulas en sí. El criterio oficial de la AEAT no mira si la hoja suma: mira si además procesa la información de facturación — libros registro, contabilidad, macros que automatizan el proceso. Una plantilla que solo confecciona la factura y lleva una lista con totales queda fuera del reglamento; la misma hoja con una macro que genera el libro registro queda dentro. En la práctica, muchas hojas de autónomos hacen también de libro de ingresos para el modelo 130, y ahí es donde cruzan la línea.
¿La aplicación gratuita de la AEAT me sirve como psicólogo?
Para cumplir VeriFactu, sí: es gratuita, envía los registros directamente a la Agencia Tributaria y la propia AEAT la presenta para autónomos y profesionales con un volumen reducido de facturas. Lo que no hace es nada de lo demás: no gestiona pacientes ni bonos, no aplica sola la exención sanitaria del artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992 con su texto legal, no tiene agenda ni recordatorios y cada factura se rellena a mano. Para dos o tres facturas puntuales al mes funciona; para una consulta con decenas de sesiones mensuales, el coste real lo pagas en tardes.
¿Tengo que rehacer las facturas antiguas que hice en Word?
No. VeriFactu no es retroactivo: obliga a los registros de facturación que emitas desde tu fecha de obligación, no a los anteriores. Las facturas ya emitidas se conservan como hasta ahora, al menos durante los 4 años de prescripción fiscal (y 6 años según el Código de Comercio). Lo que sí conviene es que la serie y la numeración de las nuevas continúen con coherencia respecto a las viejas.
Fuentes y referencias
- Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) — BOE
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre — aplazamiento de VeriFactu a 2027 — BOE
- Orden HAC/1177/2024 — especificaciones técnicas de los sistemas de facturación — BOE
- AEAT — Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU: preguntas frecuentes — Sede electrónica
- AEAT — FAQ de sistemas informáticos de facturación: ámbitos de aplicación (procesadores de texto y hojas de cálculo), actualizadas a 22 de julio de 2026 — Sede electrónica
- AEAT — Aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU (13 de octubre de 2025) — Sede electrónica
- Ley 58/2003, General Tributaria — artículos 29.2.j) y 105.1 — BOE
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) — artículos 9 y 32 — EUR-Lex
- Ley 37/1992 del IVA — artículo 20.Uno.3º (exención de servicios sanitarios) — BOE
