Actualización del 9 de octubre de 2026. Hacienda ha anunciado (nota del 5 de octubre) que Verifactu se aplazará hasta octubre de 2028. Falta cerrar la fecha oficial: aún no está en el BOE, así que las fechas de este artículo son las formalmente vigentes hasta que se publique. El detalle, en Verifactu se aplaza a 2028: qué hacer si eres psicólogo.
Nadie cambia de software de gestión por gusto. Se cambia cuando quedarse empieza a dar más miedo que moverse — y con VeriFactu en el calendario, el miedo está a punto de cambiar de bando.
Este octubre llegó a Psicofactu una psicóloga desde otro programa con una condición innegociable: que su primera factura con nosotros llevara el número siguiente a la última que había emitido allí. Mismo prefijo, mismos dígitos. No era una manía. Era la diferencia entre una serie correlativa impecable y una explicación incómoda en una comprobación de Hacienda.
Esta guía existe para que tu mudanza sea de las primeras: qué dice la ley de tu numeración, qué derechos tienes sobre tus propios datos y qué hacer con el programa viejo.
Cambiar de software de psicología: por qué VeriFactu va a forzar la mudanza
VeriFactu (el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria) tiene fechas legales vigentes: 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para los autónomos, según el Real Decreto-ley 15/2025. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que las aplazará a octubre de 2028, a falta de que lo publique el BOE. Si facturas con un programa, ese programa tendrá que generar registros encadenados y declarar que cumple. El detalle completo está en qué cambia con VeriFactu en 2027.
No todos los psicólogos están obligados — hay cuatro salidas concretas que ya repasamos. Pero si usas software de facturación, la pregunta deja de ser si te afecta y pasa a ser si tu programa actual va a cumplir.
Y aquí no hay término medio: usar un sistema que no cumpla se sanciona con hasta 50.000 euros por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria), sin que haga falta fraude.
La cosa es que los proveedores lo saben. Por eso llevan meses publicando artículos del tipo «no hace falta que cambies de programa». Puede que no. Pero la pregunta correcta no es si tu software va a adaptarse: es cuánto te va a costar — en precio, en fricción y en meses de espera — que lo haga. Si la respuesta no te gusta, lo que sigue es el plan de salida, y la comparativa de programas para psicólogos te da los candidatos con datos verificados.
La numeración de facturas: el detalle que a Hacienda sí le importa
El artículo 6.1.a) del Real Decreto 1619/2012 (el reglamento de facturación) pide dos cosas de cada factura: número y, en su caso, serie. Y una condición: la numeración dentro de cada serie debe ser correlativa.
Al cambiar de programa de facturación tienes dos caminos legales: continuar la serie — la primera factura del programa nuevo es la última del viejo más uno; si cerraste en la 2026-089, arrancas en la 2026-090 — o abrir una serie nueva desde la fecha de corte, porque el reglamento permite varias series cuando hay razones que lo justifiquen, y cambiar de sistema lo es.
Lo que no puedes hacer es duplicar un número o dejar un salto sin explicación. Un hueco en la serie es de las primeras cosas que se miran en una comprobación.
Y la regla que casi nadie cuenta: si migras el 1 de enero, el problema desaparece solo. La serie del año nuevo empieza de cero (2027-0001) y no hay nada que continuar. El mejor asistente de migración es el calendario.
Si migras a mitad de año, necesitas que el programa nuevo te deje elegir serie y número inicial. Parece obvio y no lo es: muchos imponen su propio formato. En Psicofactu la serie la eliges tú — prefijo propio y el número de dígitos que ya uses — precisamente porque la psicóloga de octubre lo necesitaba.
Y aquí está lo que nadie te cuenta: tu proveedor está obligado a dejarte salir
El miedo que de verdad frena las mudanzas no es Hacienda. Es «¿y si no puedo sacar mis datos?». Pues bien: ese candado lo ha roto la ley. Dos veces.
Primero, el RGPD. Tu software de gestión es tu encargado del tratamiento, y el artículo 28.3.g) le obliga, al terminar el contrato, a devolverte o suprimir todos los datos personales — a tu elección, no a la suya. El papel de cada pieza está explicado en la guía de RGPD para la consulta.
Segundo, el Reglamento europeo de Datos (Reglamento (UE) 2023/2854, el «Data Act»), que se aplica desde el 12 de septiembre de 2025 a cualquier servicio en la nube que opere en Europa. Su artículo 25 fija que el cambio de proveedor debe poder completarse con un preaviso máximo de dos meses y un periodo de transición de como mucho 30 días naturales, con tus datos exportables en un formato estructurado y de uso común.
¿Y el precio de salir? El artículo 29 lo deja en cuenta atrás: hasta el 12 de enero de 2027, tu proveedor solo puede cobrarte los costes directamente ligados a la migración. A partir de esa fecha, cobrar por dejarte marchar queda prohibido.
«Es que mi programa no deja exportar» ya no es un callejón sin salida. Es un incumplimiento. Tus datos no son del programa: son tuyos y de tus pacientes.
Qué pasa con el programa viejo (y con sus facturas)
Las facturas que emitiste antes del cambio no pasan por VeriFactu. Los registros encadenados empiezan con la primera factura del sistema nuevo; lo anterior es archivo fiscal y debe quedarse como está, sin reenviar ni reencadenar nada.
Eso sí, consérvalo. Las facturas y sus justificantes, un mínimo de cuatro años — el plazo de prescripción del artículo 66 de la Ley General Tributaria, que su artículo 29.2.e) convierte en obligación de conservación. Y las historias clínicas, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial como mínimo (artículo 17.1 de la Ley 41/2002), con comunidades autónomas que amplían ese plazo, como detalla la guía de la historia clínica digital.
Traducción práctica: exporta todo antes de dar de baja la cuenta antigua. Datos estructurados (CSV o Excel) para importar, y PDF de cada factura para el archivo. Si el programa nuevo importa facturas históricas, que las marque como archivo fiscal: en Psicofactu entran etiquetadas así, sin tocar la cadena de VeriFactu.
Un detalle que casi todos olvidan: al cambiar de software cambias de encargado del tratamiento. Toca firmar contrato de encargo con el nuevo, actualizar tu registro de actividades y, al cerrar la cuenta vieja, pedir por escrito la supresión de los datos.
La mudanza, en cinco pasos
| Paso | Qué hacer | El detalle que evita sustos |
|---|---|---|
| 1. Fecha de corte | Elige el día exacto del cambio | El 1 de enero elimina el problema de numeración; evita las semanas de cierre de trimestre |
| 2. Exportar | Pacientes, citas, notas, consentimientos y facturas | Estructurado (CSV o Excel) para importar, y PDF para el archivo |
| 3. Importar y verificar | Carga en el programa nuevo | Cuadra tres números: pacientes activos, facturas del año y total facturado |
| 4. Configurar la serie | Continuar la numeración o abrir serie nueva | Decídelo antes de emitir la primera factura; si te equivocas, no se borra: se rectifica |
| 5. Cerrar el viejo | Baja por escrito y supresión (art. 28.3.g RGPD) | Solo después de verificar; conserva el archivo 4 años (fiscal) y 5 o más (clínico) |
El paso 4 tiene red de seguridad: si la primera factura sale con un error, no se borra — se rectifica, y la serie queda intacta.
Y el paso 3, en Psicofactu, es un asistente: importa pacientes, citas históricas, notas clínicas — cifradas desde el primer segundo — y facturas antiguas como archivo fiscal, desde CSV, Excel (.xlsx o .xls), .ods o Word (.docx, con los datos en una tabla). Lo tienes pantalla a pantalla en cómo funciona Psicofactu. O pruébalo 14 días gratis, sin tarjeta, con tus propios datos de verdad.
Si te vas de Doctoralia, la exportación tiene sus propios pasos: los tienes en cómo darse de baja en Doctoralia y exportar tus pacientes. Y si lo que tienes es un Excel, la plantilla de registro de pacientes trae las columnas que el importador reconoce solas.
El otro lado de la mudanza
No tengo ninguna prueba, pero tampoco ninguna duda: entre 2026 y 2027 va a cambiar de software más gente que en los diez años anteriores juntos. La diferencia entre una mudanza y un derribo es llevarse los papeles en orden.
Psicofactu te espera con el camión abierto: importación de pacientes, citas, notas y facturas, y tu numeración exactamente donde la dejaste. ¿Sabes ya qué número llevará tu próxima factura?
Preguntas frecuentes sobre cambiar de software
¿Puedo seguir con mi numeración si cambio de programa de facturación?
Sí. El artículo 6.1.a) del Real Decreto 1619/2012 solo exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie: ni obliga a empezar de cero ni prohíbe continuar donde lo dejaste. Necesitas saber el número exacto de tu última factura y que el programa nuevo permita arrancar desde el siguiente, con tu mismo prefijo de serie. La alternativa — abrir una serie nueva en la fecha del cambio — es igual de legal.
¿Tengo que pasar por VeriFactu mis facturas antiguas al migrar?
No. VeriFactu afecta a las facturas que emitas con el sistema nuevo a partir de su entrada en vigor: los registros encadenados empiezan ahí. Las facturas anteriores son archivo fiscal y se conservan tal cual se emitieron, durante al menos cuatro años (artículos 66 y 29.2.e de la Ley General Tributaria). Importarlas al programa nuevo es útil para tener el histórico a mano, pero deben entrar marcadas como archivo, fuera de la cadena de registros.
¿Mi software puede cobrarme por exportar mis datos?
Cada vez menos. Desde el 12 de septiembre de 2025, el Reglamento europeo de Datos (Reglamento (UE) 2023/2854) le obliga a facilitar el cambio de proveedor con tus datos en un formato estructurado y de uso común; hasta el 12 de enero de 2027 solo puede repercutirte los costes directamente ligados a la migración, y desde esa fecha no puede cobrarte nada por el cambio (artículo 29). Además, como encargado del tratamiento, el artículo 28.3.g) del RGPD ya le obligaba a devolverte o suprimir los datos al terminar el contrato, a tu elección.
¿Cuál es el mejor momento del año para cambiar de software?
El 1 de enero, porque la serie nueva del año hace innecesario continuar la numeración: empiezas en la 2027-0001 y no hay nada que cuadrar. Segunda mejor opción: el primer día de un trimestre, con el IVA o el modelo 130 ya presentados. Lo que no conviene es apurar: si eres autónomo, tu fecha límite legal de VeriFactu sigue siendo el 1 de julio de 2027 (Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que la aplazará a octubre de 2028, pero aún no está en el BOE), y los meses previos a la fecha definitiva van a ser un embudo de migraciones.
¿Qué pasa con las notas clínicas al migrar de software?
Son datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD), así que el traslado exige las mismas garantías que el almacenamiento: exportación segura, borrado verificado en el origen y cifrado en el destino. Pide al proveedor nuevo que acredite cifrado en reposo, firma el contrato de encargo de tratamiento antes de subir una sola nota y recuerda que la historia clínica se conserva un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (artículo 17.1 de la Ley 41/2002).
Fuentes y referencias
- Real Decreto 1619/2012 — Reglamento de facturación: artículo 6, número y serie correlativa — BOE
- Real Decreto-ley 15/2025 — nuevos plazos de VeriFactu: 1 de enero de 2027 (sociedades) y 1 de julio de 2027 (autónomos) — BOE
- Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) — BOE
- Ley 58/2003, General Tributaria — artículos 29.2.e) (conservación), 66 (prescripción) y 201 bis (sanciones) — BOE
- Reglamento (UE) 2023/2854 («Data Act») — artículos 25 y 29: plazos y costes del cambio de proveedor de servicios en la nube — BOE
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) — artículos 9 y 28.3.g): categorías especiales y devolución de datos por el encargado — EUR-Lex
- Ley 41/2002 — artículo 17: conservación de la documentación clínica — BOE
- AEAT — Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU — Sede electrónica
